Verpflegungsmehraufwand 2023: So lässt er sich berechnen

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Dienstreisen zählen heutzutage bereits zur Norm eines Arbeitsalltags, da Unternehmen großen Nutzen daraus ziehen könnten. Unter anderem erhöht sich durch die persönliche Anwesenheit die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses und zugleich lässt sich das unternehmerische Netzwerk ausbauen.

Jedoch fallen auf Dienstreisen zusätzliche Kosten an, die ein Mitarbeiter allerdings in der Einkommenssteuererklärung angeben kann. Dafür muss aber zuerst der Verpflegungsmehraufwand berechnet werden.

Im Folgenden erfährt man mehr zur Kalkulation und wie hoch die Pauschalen aktuell angesetzt sind.

Was kann man sich unter dem Verpflegungsmehraufwand vorstellen?

Für ein ordnungsgemäßes Ausführen und Erfüllen von Aufgaben fallen auf einer Geschäftsreise in der Regel Reisekostenaufwendungen an. Damit ein Dienstreisender aber nicht auf den Ausgaben sitzen bleibt, gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand, welcher sich auf den Erwerb von Essen und Getränken bezieht.

Hinweis: Entstehende Kosten für Unterkunft, Transport und Co. sollten vor Reiseantritt mit der Geschäftsleitung, in Form einer Dienstreiseplanung und Reisekostenabrechnung, besprochen und festgelegt werden, damit es im Nachhinein keine Schwierigkeiten entstehen!

Da man nämlich nicht davon ausgehen kann, dass einem Geschäftsreisenden eine Küche zur Verfügung steht, lässt sich nur schwer am Essen sparen. Hier kommt der Verpflegungsmehraufwand ins Spiel. Dafür werden auch keine Belege als Nachweis benötigt, außer es wird die Grenze der Selbstversorgung überstiegen. Damit sind beispielsweise Geschäftsessen gemeint, wobei man gegen Vorzeigen der Rechnung meist die Bewirtungskosten absetzen kann.

Wie viel bekommt man durch den Verpflegungsmehraufwand erstattet?

Sobald eine Geschäftsreise die 8-Stunden-Grenze überschreitet, kann ein Verpflegungsmehraufwand beantragt werden. Dabei sind die Pauschalen wie folgt festgelegt:

• Dauer von 8-24 Stunden: 14,- EUR täglich
• Dauer länger als 24 Stunden: 28,- EUR täglich
• An- und Abreisetag: 14,- EUR

Dabei muss jedoch noch das Verpflegungsangebot der Unterkunft berücksichtigt werden. Sollte nämlich ein Hotel inklusive Frühstück gebucht worden sein, so werden 20 Prozent, sprich 5,60 EUR, vom jeweiligen Pauschalwert abgezogen. Wird zusätzlich noch Mittag- und Abendessen zur Verfügung gestellt, werden pro Mahlzeit weitere 40 Prozent subtrahiert. Dabei ist es irrelevant, ob das Angebot schlussendlich beansprucht wurde oder nicht.

Sämtliche Ausgaben, die die festgelegten Pauschalbeträge überschreiten, werden nicht vollständig von der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt, da sich der Verpflegungsmehraufwand allein auf das Befriedigen der Grundbedürfnisse, in diesem Fall Essen und Trinken, bezieht. In manchen Fällen erklärt sich aber der Arbeitgeber auf freiwilliger Basis dazu bereit, die Kosten über die Reisekostenabrechnung zu übernehmen und als Betriebsausgaben geltend zu machen.

Wovon ist die Verpflegungspauschale sonst noch abhängig?

Neben der Dauer ist zudem noch das Ziel der Dienstreise für das Ansetzen der Beträge der Einkommensteuererklärung relevant. So kann der Verpflegungsmehraufwand, je nach In- oder Auslandsdestination, variieren. Des Weiteren kommt es zu Anpassungen der Pauschale, sobald sich die Lebensrealität der Steuerzahler verändert. Zum Beispiel wurde seit 2020 der Verpflegungsmehraufwand für Inlandsreisen nicht mehr erhöht. Dies kann auch auf Corona und die stark reduzierten Dienstreisen zurückzuführen sein.

So lässt sich der Verpflegungsmehraufwand 2022 und 2023 berechnen:

Zu Beginn der Berechnung benötigt es genaue Daten zu den folgenden Dingen:

• Dienstreisebeginn
• Ende der Geschäftsreise
• Art der Unterkunft samt Verpflegungsangebot

Dafür empfiehlt sich das Führen einer genauen Dokumentation, um so exakte Angaben vorlegen zu können. Danach werden die jeweiligen Pauschalbeträge angesetzt, wobei sich diese bei Auslandsreisen von Ziel zu Ziel erneut unterscheiden können. Sollte eine Durchreise über Nacht stattgefunden haben, so wird der Verpflegungsmehraufwand des jeweiligen Landes verwendet, in dem sich vor Mitternacht der letzte Tätigkeitsort befunden hat.

Zudem ist es möglich, den Verpflegungsmehraufwand noch für die vergangenen Jahre bis inklusive 2015 zu berechnen, da man die abweichenden Pauschalen nämlich aus Tabellen des Bundesfinanzministeriums entnehmen kann. Grundsätzlich können für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands auch bestimmte Softwares eingesetzt werden, die den Prozess um ein Vielfaches vereinfachen. Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung von vorgefertigten Excel-Vorlagen, die man im Handumdrehen aus dem Internet downloaden kann.

Fazit

Immer mehr Mitarbeiter befinden sich auf regelmäßigen Dienstreisen, wodurch natürlich verschiedene Arten von Kosten anfallen. Damit Angestellte zumindest nicht selbst für die Ausgaben von Grundbedürfnissen, also Essen und Trinken, aufkommen müssen, gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Dieser steht jedem Reisenden zu, der sich über acht Stunden auf einer Geschäftsreise befindet.

Die festgelegten Tagessätze richten sich je nach Reiseziel, da verschiedene Länder unterschiedliche Pauschalbeträge angesetzt haben, und nach den gebotenen Verpflegungsangeboten der gebuchten Unterkunft. Sollten die Ausgaben, unter anderem für geschäftliche Meetings und Dinners, diese Geldsummen übersteigen, muss der Reisende die Kosten aus eigener Tasche begleichen, wobei diese in manchen Fällen sogar vom Unternehmen selbst übernommen werden.

Dies sollte unbedingt vorab geklärt werden, damit es bei der Reisekostenabrechnung zu keinen Unstimmigkeiten und Problemen kommt.

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